Lae. Ruben Mercado Zamora
Armado de Libro de Proyecto y Control de Documentos con Experiencia

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    CONTROL DE DOCUMENTOS:

    Mi función principal como Control de Documentos es tener la responsabilidad de los documentos y registros que permanezcan legibles, fácilmente identificables y disponibles para garantizar el flujo de información, definiendo los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación mediante un procedimiento o proceso de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a través de diversas funciones, realizando un seguimiento oportuno de la producción de los documentos a través del proceso general del flujo de trabajo, tales como el uso de listas maestra, matriz de distribución, acuses de recibo y copias controladas, que indican que los documentos han sido entregados para su aplicación dando cumplimiento los requisitos de la norma ISO 9001:2008 específicamente el “4.2.3 Control de documentos”

                                                                                                    
     

    Se entiende por Control de Documentos como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización y que puede permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
     

    Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:
     

    1. Aprobación de los documentos.
    Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma.
    2. Revisión y actualización de los documentos
    Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua).
    3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
    La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.
    4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
    Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.
    5. Mantener los documentos legibles e identificables
    Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
    6. Control de documentos externos
    La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema.
    7. Control de la documentación obsoleta
    Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

    Tambien existen programas que reúnen dentro de una plataforma integrada los recursos necesarios para administrar todo tipo de documentos de la empresa, que facilitan la integración de la captura y digitalización asegurando un proceso que permite localizar fácilmente los documentos.