Se reciben los documentos emitidos por ingeniería o departamento emisor.
Se verifica que la documentación enlistada en la relación de entrega (Transmittal) recibida, coincida tanto en el número de documento, como en el nombre, la revisión y la localización del Proyecto.
Si la información recibida no coincide o existe algún error en los datos de los documentos, se deberá regresará al departamento de ingeniería o departamento emisor.
Una vez que verificó que la documentación recibida es correcta, se procederá a realizar la actualización de la Lista Maestra.
Se realiza la distribución interna de los documentos de acuerdo a la matriz de distribución, para asegurar el flujo correcto de la información de cada receptor quien firma de recibido, siendo este el medio de comprobación de que recibió la documentación requerida.
Al final de toda la entrega de la documentación se actualiza la información en electrónico en “Control de Documentos” ubicada en la red interna de manera tal, que sea fácilmente identificable, detectable y accesible para su consulta y/o seguimiento
Se mantiene un archivo físico de todos aquellos documentos que se encuentren obsoletos, manteniendo en él todas las revisiones de los archivos que ya hayan sido superadas.
A solicitud de cualquiera departamento y cuando se requiera se entrega copia de los documentos integrados en el archivo de la “Copia Maestra”, ya sea en tamaño carta (8 1/2” x 11”), en tamaño doble carta (11” x 17”), en tamaño 90 x 60, electrónico (PDF) y/o un correo electrónico (e-mail) el cual será con el sello de copia controlada.
